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组团出访注意事项
作者:国际合作与交流处  发布时间:2015年11月6日  点击次数:1405
出访团组行前注意事项一览表
衣物
正装(含衬衫、领带、皮鞋、女士套装或裙装)、休闲服装、运动鞋、太阳帽(注意出访国季节和气温)。
杂物
洗漱用品和电热杯(部分出访地宾馆不提供,需自备)、拖鞋、相机、胶卷、干电池、数码相机伴侣、备用证件照片、针线包、电子辞典、防晒用品、雨伞、太阳镜等。
备用药
常备药(可考虑团组统一带)、自用药(自带)。
饮食
出访团员禁忌、所访国家禁忌、当地特色饮食、有无外方正式宴请(注意着装);不同国家对食品入境限制不同,尽量少带生鲜及肉类食品。
通讯
手机(团组与个人)、联络号码一览表、电池、充电器、了解我国手机是否能在出访地使用。
箱包
自备或借用、箱包带及识别箱包标志,注意行李限重,指甲刀、水果刀等必须装入托运行李内。
酒店
星级标准、地址(市内或郊外)、周围环境(注意报价是否含早餐)。
交通
航班号、航班时间(注意机票上标注时间均为当地时间)、是否直飞(注意转机时间衔接)、是否需要确认机票、送机(是否需要贵宾室)、及早包车或租车。
出访地信息
提前取得出访地相关信息,如:时差、气温、度量衡转换(请参阅度量衡转换一览表)、国际长途区号、电压转换、插头转换(参阅各地电压插头一览表)、建议提前下载当地地图以了解行程安排。
财务
购汇、国际卡、现金及备用金的准备(注意准备部分小额现钞),了解基本汇率,与接待方商定好结算方式(如币种、支付时间等),了解相关国家出入境所携现钞限制。
礼品
领取或采购、数量、包装(注意本地和本单位特色)。
安全
加强防范意识(敌对势力及治安状况),制定应急预案(准备我相关驻外使领馆及当地急救联络方式)。注意内外有别增强保密意识。注意钥匙、密码、现金、护照、邀请函、机票的保管。
护照等旅行文件
加强管理(如号码统一记录,邀请函、机票统一保管),检查签证、出境证明内容是否准确,准备好护照、邀请信复印件(注意新西兰团签表、墨西哥小绿本、智利使馆随护照退出的签证表等)。
保险检疫
提前做好境外保险及飞行保险,注意携带保险单原件出境;长期出境或前往特定地区需办理黄皮书。
公务会谈
了解拟拜访单位的情况简介、名片(准确英文职衔、张数)、主谈、翻译(注意手提电脑及本单位介绍等电子文件准备)。
团组分工
划分分组、责任到人、各司其职、合作互助(注意安排专人负责撰写出访报告)
海关边防
提前了解携带物品数量政策,填写好相关表格(出入境登记卡,携带物品申报单等)。
涉外礼仪及良好习惯
守时守信,平等相待,尊重隐私,敬老爱幼,女士优先,入乡随俗;勿随地吐痰,勿大声谈笑,(自助餐)勿浪费食物,守交通规则。
出访团组出访过程中注意事项一览表
护照机票等
集中管理,专人负责,个人手中持护照复印件。
邀请函
入境前准备好邀请函正本及复印件,以备移民局检查。
机场
确认机票、航班号、起飞时间;托运时清点行李件数,行李票妥善保存、到达时及时清点行李件数。
海关边防
团组相对集中,由外语较好者担当先锋和断后,在飞机上提前填好入境卡(如有副卡请保管好,以备出境时检查)。
报告
到达目的地后需向国内报告到达。发生重大事件后及时向我驻外使领馆和国内报告。
酒店
入住后记录酒店地址、电话、地图位置;向团员提供全团房间号,统一安排叫早,通知早餐时间及地点,注意付费电视、小冰箱及室内保险箱及安全通道的
酒店
星级标准、地址(市内或郊外)、周围环境(注意报价是否含早餐)。
小费
可商当地陪同制定政策一致对外。
电话卡
可利用当地电话卡通话,费用相对较低,如携带手提电脑上网方便,也可利用网络电话打长途回国。
接待
与地陪人员交换电话号码、及时发现司机及陪同人员的问题要求改进(注意司机勿疲劳驾驶)。提前确认次日行程。
访问
提前与被访问单位落实会议准确开始时间、接待时间长短和参会人员头衔与人数(注意介绍团员,握手,座次,交换名片,交换礼品);了解对方称呼习惯;向司机提供准确地址及联系人电话;做好发言准备、会谈记录,拍摄照片留存。
财务
记载每日财务支出明细。
退税
免税店购物索要退税支票,离境前在海关办理退税手续(参阅《退税指南》)。
接机
提前打回电话联系、确认。
 
出访团组归国后注意事项一览表
护照
归国后当即收回,交还本人人事关系所在单位的护照保管部门。
财务
帐务报销及清账,结算外汇。
所借物品
归还相关部门。
出访报告
指定人员完成并经团长审阅后上交。
与国外联系人保持沟通
全团正式拜会过的主要人物可根据其名片去信表示感谢,整理在国外所收集到的信息,对新结识者进行跟踪接触与反馈,对合作项目保持关注。
 
以上内容仅供参考。
 
 
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